Elektronische Mitteilungen über fällige Versäumnisgebühren in der Stadtbücherei

Antrag Piraten vom 19.09.2013

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Der Magistrat wird beauftragt zu prüfen und der Stadtverordnetenversammlung zu berichten:

– ob die Benutzungs- und die Gebührenordnung der Stadtbücherei Offenbach derart angepasst werden können, dass elektronische Säumnisgebührenforderungen (auch landläufig „Mahnungen“ gennant) per Email durchgeführt werden können

– welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen notwendig sind, um die Gebührenforderungen per Email einzuführen

– gegebenenfalls bei welchen weiteren städtischen Ämtern ein elektronischer Versand von Gebührenforderungen eingeführt werden kann

Begründung:

Schon jetzt verschickt die Stadtbücherei Erinnerungen an die demnächst fälligen Medien per Email, falls solche beim Benutzerkonto gespeichert ist. Eine Säumnisgebührenforderung wird jedoch stets per Papierbrief versendet. Dabei fallen neben der Verwaltungstätigkeit auch Porto und Papierverbrauch an.

Wir denken, dass es nachhaltiger und benutzerfreundlicher ist, wenn auch die Säumnisgebührenforderungen per Email verschickt werden können, soweit die Benutzer ihr grundsätzliches Einverständnis hierzu geäußert haben.

Die rechtliche Lage ist uns jedoch nicht einhundertprozentig klar, deshalb stellen wir den vorliegenden Antrag als einen Prüfantrag, denn:

In den Verwaltungsverfahrensgesetzen des Bundes und des Landes Hessen sind elektronische Verwaltungsakte grundsätzlich zulässig. So bestimmt § 3a Abs. 2 VwVfG (des Bundes und Landes Hessen), das die elektronische Form auch dann gewählt werden kann, wenn eine Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. Die elektronische Form ist nur dann nicht zulässig, wenn dies im Gesetz, also hier in der Benutzungsordnung, ausdrücklich ausgeschlossen ist. Bei den Benutzungsordnungen von der Stadtbücherei Offenbach ist dies nicht der Fall. So gesehen, ist eine elektronische Mahnung an sich zulässig.

Problematisch ist das Schriftformerfordernis. Wer schriftlich mahnen muss, muss nach § 3a Abs. 2 S. 2 VwVfG eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturengesetz verwenden. Dies wird in der Praxis nicht gemacht und ist technisch bei automatisch erzeugten Mahnungen mitunter gar nicht möglich.

Glücklicherweise handelt es sich laut Benutzerordnung der Stadtbücherei bei den Versäumnisgebühren der Stadtbücherei nicht um rechtliche Mahnungen, sondern um Gebühren. Diese werden nicht für die Verwaltungshandlung Mahnung (ein

Verwaltungsakt) erhoben, sondern für die Überschreitung der Leihfrist, fallen also automatisch an. Eine Mitteilung über die Höhe der Säumnisgebühr ist eine bloße Information ohne Regelungscharakter. Hier gibt es auch kein Schriftformerfordernis, jedoch könnten weitere Rechtsvorschriften der Einführung von elektronischen Mitteilungen über die Bücherei-Säumnisgebühren im Wege stehen. Dies soll durch den vorliegenden Antrag geprüft werden.

Auch erscheint es dann folgerichtig sinnvoll zu prüfen, welche weitere elektronische Mitteilungen über anfallende Gebühren in der Stadt Offenbach eingeführt werden können, und ob das im Rahmen der allgemeinen Verwaltung passieren kann, oder ob es hierzu einen Beschlusses der Stadtverordnetenversammlung bedürfe.

Anlagen:

[1] Benutzerordnung Stadtbücherei http://www.offenbach.de/stepone/data/pdf/33/01/00/Benutzungsordnung.pdf Beschlussen von der Stadtverordnetenversammlung am 2. November 1967

[2] Gebührenordnung Stadtbücherei http://www.offenbach.de/stepone/data/pdf/34/01/00/Gebuehren.pdf Beschlossen von der STVVOF am 23.05.1996 (2001 an den Euro angepasst)

Hinweis:

Die Anlagen sind in elektronischer Form über PIO abrufbar und wurden den Fraktionen per E-Mail zur Verfügung gestellt